Quando o escritório começa a incomodar, a primeira ideia costuma ser mudar. Um espaço maior, mais bonito, em outro bairro. Às vezes é isso mesmo. Mas, em muitos casos que acompanhamos desde 2008, o problema não estava no endereço. Estava na gestão.
O ar-condicionado que ninguém sabe quem chama. O fornecedor que atrasa. A impressora parada há uma semana. A sala de reunião que ninguém arruma entre um encontro e outro. O contrato que venceu e renovou sozinho, mais caro. Nada disso é grave sozinho. Somado, vira um trabalho que ninguém foi contratado para fazer.
Por isso, antes de assinar uma locação nova, vale fazer uma pergunta simples: sua empresa precisa mudar de endereço, ou só de gestão?
O custo invisível de cuidar do escritório por conta própria
Em quase toda empresa sem uma área de facilities, a rotina do escritório cai no colo de alguém. Geralmente de quem é mais organizado, ou de quem senta mais perto da porta. Um gerente, uma assistente, às vezes o próprio sócio.
Esse custo não aparece em nenhuma planilha. Ele aparece de outras formas:
- horas de gente qualificada gastas cotando fornecedor, abrindo chamado e cobrando conserto;
- compras picadas, sem escala e sem negociação;
- contratos que ninguém acompanha e que renovam no automático;
- problemas pequenos que viram grandes porque não tinham dono;
- a sensação de que o escritório atrapalha, em vez de ajudar.
Quando a equipe gasta energia com a estrutura, perde foco no negócio. E é aí que muita empresa conclui que precisa de um lugar novo, quando precisava de alguém cuidando do lugar que já tem.
A lógica da administradora de condomínio, aplicada ao escritório
Ninguém muda de prédio porque o elevador quebrou. O condomínio contrata uma administradora: alguém que conhece os fornecedores, acompanha a manutenção, controla os contratos e cuida do dia a dia, enquanto os moradores seguem com a vida.
A gestão de escritórios segue a mesma lógica. A empresa continua no seu endereço, com a sua marca e o seu layout. O My Office assume a gestão da operação: estrutura, fornecedores, rotina, mobiliário, tecnologia e suporte. A equipe volta a fazer o que foi contratada para fazer.
Não é preciso vir para uma unidade My Office. Nós é que vamos até a empresa.
Você escolhe o que delegar
A gestão do escritório é montada por frentes, e a empresa contrata só as que fazem sentido para ela:
- equipamentos: locação de computadores e outros itens, sem precisar comprar;
- mobiliário;
- facilities: limpeza, copa, manutenção e conservação do espaço;
- rotinas obrigatórias do imóvel, como recarga dos extintores, PMOC do ar-condicionado, dedetização e limpeza da caixa d’água: fazemos a ponte com fornecedores habilitados e acompanhamos os prazos;
- fornecedores e contratos: cotação, contratação e acompanhamento;
- tecnologia e suporte do dia a dia;
- recepção e atendimento.
Pode ser uma frente só, pode ser o escritório inteiro. Não existe pacote fechado: a proposta nasce de uma conversa sobre o que hoje mais tira tempo da sua equipe.
Quando mudar de endereço faz sentido
Mudar de endereço faz sentido quando o problema é o espaço em si:
- a equipe não cabe mais, ou sobra área paga e vazia;
- a localização afastou clientes ou talentos;
- o contrato de locação vence e as condições pioram;
- o imóvel não comporta a operação que a empresa precisa.
Nesses casos, dá para ir para um espaço pronto, montar um escritório novo ou reorganizar o atual. Também fazemos isso. Só vale fazer a pergunta na ordem certa: primeiro a gestão, depois o endereço.
Escritório não é só espaço
Desde 2008, o My Office monta, opera e administra escritórios. Começamos com escritório virtual e salas de reunião, crescemos com coworking e salas privativas, estruturamos espaços dedicados para grandes equipes e hoje também cuidamos do escritório que o cliente já tem.
A lição que fica depois de tantos projetos é que escritório não é só espaço. É operação, rotina e gestão.
Se o seu escritório está pedindo mudança, vale uma conversa antes de decidir o que mudar.
